¿CÓMO HACER UN INVENTARIO?

El inventario es uno de los aspectos más cruciales de la gestión de un restaurante.

Si tenemos una gestión apropiada del inventario podemos ayudar a nuestro negocio a optimizar los costes, reducir el desperdicio de materias primas de los productos y podremos mejorar todas nuestras operaciones de manera eficaz.

En este artículo, explicaremos paso a paso cómo se debe llevar a cabo un inventario estructurado para un negocio hostelero, brindándote consejos prácticos y herramientas útiles para simplificar el proceso gracias a nuestro software de gestión de inventarios.

 

Paso nº1: Planificación de los inventarios:

Antes de empezar a hacer una óptima gestión de inventario, es fundamental tener un plan en orden y definir el papel que tiene el inventario dentro de nuestro negocio.

Aquí hay algunos pasos clave a seguir:

a) Definir las categorías

Debemos organizar los productos de nuestro negocio en un sistema lógico para tener un stock bien ordenado, como carnes, productos lácteos, frutas y verduras, bebidas, etc.

Esta clasificación de los diferentes artículos de los que hay existencias nos ayudará a tener una visión más clara en relación al inventario.

b) Establecer un sistema de unidades

Decidir si vamos a usar unidades de medida estándar en nuestros productos, como gramos o litros, o si preferimos utilizar medidas más específicas para, como porciones o unidades.

c) Documentar nuestros proveedores

Haremos una lista de todos nuestros proveedores y sus datos de contacto.

Esto nos facilitará el seguimiento de los pedidos, la reposición del inventario y el pago de los diferentes productos que nos proveen cuando sea necesario.

Paso nº2: Herramientas para llevar nuestros inventarios

Para llevar a cabo un inventario estructurado para nuestra empresa, es imprescindible usar diferentes herramientas que supongan una solución para poder simplificar el proceso y reducir los errores.

Aquí hay algunas opciones que puedes usar:

a) Hojas de cálculo

Usar programas de ofimática como Microsoft Excel o Google Sheets para crear un documento con una plantilla personalizada.

Incluye barras para crear un listado dónde poder ver el nombre del producto, cantidad actual de la mercancía, unidad de medida, precio unitario y valor total.

b) Software de gestión de inventarios

Debemos tener en consideración la posibilidad de utilizar un software especializado en gestión de inventario para restaurantes, como el que ofrecemos en Yurest.

Estas herramientas pueden agilizar parte del proceso, ayudarnos con la automatización de las tareas y brindar informes detallados para tener un control en tiempo real sobre el estado del inventario.

Paso nº3: Proceso de inventario

Una vez que hayamos planificado y seleccionado nuestras herramientas, es hora de comenzar con el proceso de crear inventarios.

Aquí os damos los pasos a seguir para poder crear un inventario optimizado:

a) Establecer una frecuencia de inventario

Debemos establecer con qué frecuencia vamos a realizar el inventario.

El inventario puede ser semanal, mensual o según nuestras necesidades específicas.

Debemos asegurarnos de dejarlo programado en el momento en el cerremos nuestro negocio o tengamos una baja afluencia de clientes, para evitar posibles mermas.

b) Vaciar y organizar las áreas de almacenamiento

Antes de empezar a crear nuestro inventario, debemos vaciar y organizar nuestro almacén u otros espacios dónde tengamos ubicados nuestros productos.

Esto nos va a permitir tener una visión clara de todos los productos y evitar diferentes tipos de confusiones durante el proceso de conteo.

c) Comenzar el conteo

Recorreremos cada área de nuestro almacén y registraremos la cantidad de cada producto.

Vamos usar las unidades de medida establecidas previamente y asegurarnos de tener un registro de los datos de todos los productos con precisión.

Si es posible, usaremos dispositivos o un programa de gestión para poder escanear el código de barras para agilizar el proceso.

Paso nº4: Análisis de datos e informes

Una vez que hayamos completado el conteo, es el momento de empezar a analizar los datos y generar informes útiles.

Aquí tienes algunas recomendaciones:

a) Verificar los datos

Revisar los registros de los inventarios para identificar diferentes ejemplos de errores o discrepancias.

Esto nos ayudará a corregir cualquier problema antes de que se convierta en un inconveniente mayor para el cliente.

b) Calcular el valor de los inventarios

Vamos multiplicar la cantidad de nuestras mercancías por su precio unitario para obtener el valor total del inventario.

Esto nos dará una idea clara de cuánto dinero tenemos en existencias de mercancías en nuestro almacén.

c) Identificar productos de alta rotación

Si analizamos los datos podremos identificar los productos que tienen una alta rotación.

Estos son los artículos que se venden rápidamente y, por lo tanto, pueden requerir una reposición frecuente para que los clientes no noten una posible falta de stock.

d) Generar informes de pérdidas y mermas

Cuando usamos una herramienta para crear registros de inventario podemos identificar patrones de pérdidas y desperdicios.

Esto nos permitirá tomar medidas correctivas y reducir los costos asociados.

Para las pequeñas y medianas empresas es muy importante crear un sistema así, pues una pequeña diferencia en estos niveles puede provocar un desbalance catastrófico.

Paso nº5: Control de inventario en tiempo real

Además de realizar inventarios de forma regular, es beneficioso tener un control de inventario en tiempo real en nuestra empresa.

Esto implica que debemos monitorear constantemente las existencias de nuestros bienes y realizar ajustes según sea necesario.

Aquí os dejamos unos consejos para hacerlo:

a) Usar un sistema de punto de venta integrado

Un sistema POS que esté permanentemente conectado a nuestro inventario puede ayudarnos a realizar un seguimiento óptimo de las ventas y las existencias de nuestros negocios.

Cada vez que se realice una venta, el inventario se actualizará de manera automática, lo que te nos dará la oportunidad de tener una visión mucho más exacta del nivel de materiales de los que disponemos en cualquier momento.

b) Establecer niveles de reposición

Definir cuáles son los niveles mínimos de existencias para cada producto del que disponemos en el restaurante.

Cuando cualquiera de los productos que tenemos en el almacén alcancen esos niveles, se activará una notificación para realizar un pedido de reposición.

Esto evitará que te quedes sin productos importantes y te ayudará a mantener un flujo constante de suministros.

c) Capacitar al personal de nuestro negocio sobre el control de inventario

Educar a cada persona de nuestra empresa sobre la importancia de mantener un control preciso de las existencias de los productos del negocio.

Debemos proporcionar a los empleados una capacitación sobre cómo realizar un conteo preciso, cómo registrar las ventas y cómo informar sobre cualquier discrepancia o producto dañado.

Esto nos ayudará a fomentar un equipo responsable dentro de nuestro negocio, que se sientan útiles haciendo estas funciones y nos ayudará a mantener un inventario con un orden optimizado.

Paso nº6: Optimización del inventario

Además de llevar un inventario estructurado, es fundamental optimizarlo para reducir costes y mejorar la eficiencia.

Implementar un sistema de compras eficiente

Debemos establecer relaciones sólidas con proveedores fiables del mercado y negociar con ellos precios competitivos.

Deberíamos considerar la posibilidad de comprar productos a granel para obtener descuentos y evaluar la calidad y la eficiencia de nuestros proveedores de manera regular.

Siguiendo estos consejos podrás llevar un inventario optimizado en tu negocio, pero si realmente quieres tener el control total del stock en tiempo real, necesitas un software de control de inventarios para restaurantes como Yurest.